Skip to main content

NO

DK SE
Search Basket

Full dokumentkontroll med Mdoc

Industri og design

Da ingeniørfirmaet INVIS fra Gildeskål fikk i oppdrag av Yara Glomfjord å bistå med registrering og forvaltning av tegningsarkivet deres, var gode råd dyre. En digital løsning måtte velges for rundt 25.000 papirtegninger og 10.000 AutoCAD-tegninger. Løsningen ble Mdoc fra NTI CADcenter.

Oppdraget omfattet papirtegninger og dokumenter helt fra 1940-årene og oppover. I tillegg var det et krav om at de digitaliserte tegningene skal være tilgjengelig i Yaras SAP forretningssystem – for å gjøre systemet enda mer effektivt.

For Yara, som med alle andre virksomheter, er det viktig å ha full kontroll på informasjon og dokumenter i den daglige driften. Slik får man rask gjenfinning av riktig dokument når man trenger det, eksempelvis i forbindelse med daglig vedlikehold. I tillegg får man effektiv gjenbruk av data i nye prosjekter.

Skannet markedet – valgte Mdoc

Vi hadde ærlig talt ikke mye erfaring med løsninger for dokumenthåndtering da Yara forespurte, innrømmer Bjørn-Wiggo Eriksen, daglig leder i INVIS. – Men vi fikk likevel tillit til å finne en måte å hjelpe dem på. Så vi begynte å undersøke hva som fantes av verktøy på markedet.

– Dermed fant vi ut at også vår CAD-leverandør NTI CADcenter hadde et eget system, Mdoc, som de mente var verd å se på. Systemet som på det tidspunkt var nytt i Norge, hadde vært brukt i Danmark i flere år. Enden på visa ble at etter en oppløftende demo i Danmark og en grundig helhetsvurdering, fant vi ut at Mdoc faktisk var det som passet kunden best, forklarer Eriksen.

Ønsker tilpasninger

– Utfordringen var bare at det måtte til litt spesialtilpasning av systemet for å gjøre det mest mulig effektivt å jobbe med, både for oss og Yara. Spørsmålet var: Kunne NTI CADcenter bidra med dette? Blant annet dreide det seg om å lage wizards, små hjelpeprogrammer som leder brukeren gjennom et intuitivt registreringsverktøy og som gjør det enkelt å legge inn dokumentene. – NTI CADcenter hadde bevist at de var dyktige til å sette i gang tiltak, men for å være helt sikker valgte vi å gå i gang litt forsiktig. Både vi og Mdoc måtte jo også bevise hva vi dugde til i forhold til Yara, med god hjelp av NTI, fortsetter Bjørn Wiggo Eriksen.

Får det som behøves

– Yara ble imidlertid godt fornøyd, så vi kjøpte programvaren for å få den utviklet videre, hvilket NTI CADcenter hjelper oss med. Det er ikke snakk om mye utvikling, men for oss og Yara er det viktige elementer å få inn. Vi får de tjenestene vi betaler for av NTI, sier han. – Og det fungerer utrolig bra. Vi er veldig fornøyd med jobben NTI CADcenter har gjort.

Enkel registrering

INVIS skanner nå Yaras papirtegninger fortløpende og registrerer dem i Mdoc ved hjelp av hjelpemodulen AddCardWizard. Modulen sørger for at all nødvendig informasjon registreres i systemet, og at filene opprettes på riktig sted i mappestrukturen. AutoCAD-tegningene som legges inn i Mdoc får automatisk overført informasjonen fra tittelfeltet til Mdoc, hvor de blir liggende som metadata i en database. Gjø- res det endringer i metadataene i Mdoc, vil det dermed også rettes automatisk i tittelfeltet på tegningen, selv når man ikke har AutoCAD installert på maskinen.

Brukervennlig

– Vi benytter for øvrig også nå Mdoc til å ha kontroll på våre egne tegninger, fremhever Eriksen. Også 2D-tegningene fra Inventor har en levende link mellom tittelfeltet og Mdoc. Samtidig er det full kontroll på hvordan filene refererer til hverandre gjennom visningen av referansestrukturer, både for Inventor og AutoCAD. – Med Mdoc er det derfor enkelt å finne frem til riktig tegning, berømmer han. – I tillegg til å søke på filnavn kan man også søke i alle tilgjengelige metadata som beskriver tegningene.

Full arkivkontroll

Når tegningene først er registrert, har man for øvrig full kontroll på revisjoner og status på tegningene. Ved godkjenning av AutoCAD-tegninger i Mdoc blir det for eksempel automatisk generert en pdfversjon, som så blir eksportert for registrering i Yaras SAP-system.

Betimelig hjelp av NTI

– Med andre ord er vi veldig fornøyd. Men ikke bare på grunn av Mdoc, programvaren er bare en del av det, poengterer Eriksen. – NTI CADcenter viser interesse og har beviselig kunnskap til å få det til. Også Yara Glomfjord er veldig fornøyd med måten det er gjort på. Vi er godt fornøyd med NTI. De bryr seg om oss og tar ting seriøst, samtidig som de har sterk faglig kompetanse.

Nytt marked

For INVIS innebærer Yara-oppdraget betydelige inntekter. Et omfangsrikt oppdrag som går over flere år. Det skaper også langsiktighet for firmaet – og muligheten til å utforske et nytt stort marked. Et godt dokumenthåndteringssystem sørger som sagt for struktur på dokumenter og data, pluss gode rutiner for arbeidsflyt og integrasjon med øvrige systemer. Det effektiviserer prosessene i både driftog prosjektsammenheng, noe som i sin tur gir konkurransefortrinn. Markedet består fortsatt av et utall små og store bedrifter som trenger bistand til å håndtere «dokumentarkivet» på en sådan måte. Med Yara som god referanse burde INVIS være et trygt leverandøralternativ vil vi tro… 

Fakta om INVIS:

Industrivisualisering AS er et rådgivende ingeniørfirma som ved hjelp av høyteknologisk utstyr reduserer industriens kostnader. Invis utfører 3D-måling, 3D-modellering og 3D-visualisering. Les mer: www.invis.no  

Vil du vite mer om Mdoc? Kontakt oss for en hyggelig prat.