NTI CADcenter DOtAB - Fremtidens app til drift og service

DOtAB – Fremtidens app til drift og service

1. oktober - 2014

Arbejdernes Andels Boligforening (AAB) har, i samarbejde med NTI CADcenter, designet en app til tablets (DOtAB), som skal sikre en mere effektiv procedure i den daglige drift, og samtidig minimere fejl og kommunikationsbrister mellem Boligforening og leverandører. Projektets formål er at nedbringe tidsforbruget på drifts- og vedligeholdelsesopgaver i ejendomsfunktionærernes dagligdag ved hjælp af en brugervenlig app, som kan anvendes på en tablet og dermed optimere hele processen. App’en kommunikerer bl. a. med Mdoc FM – og er gratis

Almene boligorganisationer får rigtig mange leverandørhenvendelser i løbet af et år. Der bruges adskillige timer og ressourcer, fra det øjeblik en ejendomsfunktionær identificerer et problem med en bygningsdel, til sagen er afsluttet og leverandøren sender en faktura. Lejlighed, vaskeri, garage, legeplads og beboerrum. Kun fantasien sætter grænse for hvilke enheder, man kan ønske at have et digitalt overblik over.

DOtAB er en platform mellem de enkelte organisationers daglige systemer og et vedligeholdelsesprogram. Medarbejderen har mulighed for at opdatere systemet direkte fra en tablet – og dermed spare processen med først at nedskrive fejl og mangler på et papir, overføre det til boligens stamkort via PC, og evt. rekvirere en håndværker. Samtidig vil bygningsdatabasen over tid få større værdi.

– DOtAB er ikke teknikerens platform, men et værktøj for den rutinerede ejendomsfunktionær, hvis viden og erfaring er værdifuld både v e d planlægning af bygningsdrift og når håndværkeren skal informeres. Ved at medarbejderen kan bidrage med praktiske erfaringer, vil bygningsdelskortet få en større værdi. Netop de praktiske erfaringer letter håndværkerens arbejde, men også den fremadrettede planlægning af drift og vedligeholdelse, fortæller Projektdirektør i AAB, Arne Tollaksen, som samtidig understreger vigtigheden af at bibeholde de gode hænder i afdelingerne, der ellers ville blive kvalt i kravene til mere digital håndtering af dagligdagen.

Brugervenligt, effektivt og besparende
App’en har tre hovedfunktioner: Man kan lægge dokumentation ind i systemet, man kan se den eksisterende dokumentation, og man kan rekvirere en håndværker eller en leverandør til at udbedre et akut vedligeholdelsesbehov.

Henrik Grosen, projektleder hos NTI CADcenter, har været med til at udvikle og teste den tekniske løsning: – Vi har haft meget fokus på at gøre det så brugervenligt som muligt. Ved at scanne en QR-kode slipper man bl.a. for besværet med at skrive en masse tekst, da koden refererer direkte til den bygningsdel, der indberettes. Brugeren kan vælge at indtale rekvisitionen, frem for at skrive tekst. Det er nemmere, når man er “on location”, og kan især være en stor hjælp for medarbejdere med skrivevanskeligheder. App’en er hele vejen igennem bygget op om et brugervenlighedsprincip, og vi har haft en gruppe ejendomsfunktionærer med gennem hele designfasen”, fortæller Henrik Grosen.

Gratis via Google Play og App Store
Softwaren ligger gratis tilgængelig på Google Play og App Store. Selve “backenden”, som app’en skal tale sammen med, er boligafdelingens drifts- og vedligeholdelsessystem Mdoc FM fra NTI CADcenter, men kildekoden til selve app’en er frit tilgængelig, så andre udbydere af drifts- og vedligeholdelsessystemer kan tilpasse det til egne systemer.

På adressen: http://www.denalmeneforsoegspulje.dk/stoettede-projekter/ afsluttede-projekter/dotab.aspx kan man downloade følgende dokumenter:

  • Brugervejledning
  • Teknisk rapport
  • Kort artikel om projektet

En tablet er nok
App’en virker både på IOS og Android. Medarbejderen skal blot udstyres med en tablet. Er der et access-punkt i kontoret, er internet ikke nødvendigt ved brug. Bygningsinformationer uploades, når den ligger til opladning på varmemester- eller driftskontoret, og igen når den lægges tilbage.

Der er rettighedsstyring, så den enkelte medarbejders benyttelse afpasses i henhold til organisations-diagrammet. Systemet er tilgængeligt på en PC og kan redigeres herfra, f. eks. hvis man ønsker at sende en rekvisition.

Brugervenligt, effektivt og besparende
DOtAB giver en klar fordel ved, at de ansatte kan opdatere boligens stamkort med app’en – uden særlig kendskab til IT. Det medvirker også til at fastholde dygtige medarbejdere, der evt. har læse- og skrivevanskeligheder.

Med DOtAB kan man både registrere og dokumentere med billeder og tale. En klar effektivisering og besparelse i og med, at medarbejderen kan udføre administrativt arbejde mens medarbejderen står i boligen.

Selv om det er et IT-arbejdsredskab, er det enkelt at benytte. I boligen sidder en unik QR-kode. Medarbejderen scanner koden, og får direkte adgang til boligens stamkort. Medarbejderen kan nu tilføje information til de enkelte inventardele.
Arne Tollaksen, AAB:

– Det er en smartere måde at arbejde på. I dag foretager ejendomsfunktionæren en registrering på papir, og skriver den ind i stamkortet i vores vedligeholdelsessystem, når han kommer til en PC. Det kræver visse skrive- og læsefærdigheder. Fremover kan medarbejderen stå i lejligheden, tage et billede af en håndvask, og skrive sin tekst direkte i systemet. Hvis han hellere vil indtale sin information, kan han også gøre det. Alle oplysninger gemmes i boligens stamkort i vores system.

DOtAB fungerer offline. Det vil sige, at der ikke behøver at være en internetforbindelse, for at man kan arbejde i systemet ude i boligerne. Det er afgørende, da en mobil internetforbindelse kan være ustabil i f.eks. betonbyggeri, og da mange boligforeninger ikke har ressourcerne til at give alle medarbejder mobil internetforbindelse.

Så snart medarbejderen kommer hjem på kontoret, bliver informationerne automatisk opdateret via internettet.

Også en fordel for leverandøren
DOtAB gør det let at sende en rekvisition til en leverandør. To leverandører var med i udviklingen for at sikre informationsgangen, så de modtager korrekt information og viden om boligen og input til den afsluttende fakturering.

Er der problemer med et komfur, registreres problemet af medarbejderen i DOtAB. Medarbejderen sender en rekvisition til håndværkeren via app’en. Håndværkeren får en mail med et link. Når han klikker på linket, får han direkte adgang til boligens stamkort. Det vil sige, at han kan se på fabrikationsmærket, hvornår det er installeret, om der tidligere har været problemer m.m.

Sammen med beskrivelsen er en kodestreng – et rekvisitionsnummer. Håndværkeren er derfor godt forberedt til den reparation, der skal foretages, og har samtidig de informationer, der skal bruge til faktureringen.

En app med fremtid i
Der er mange fremtidsmuligheder i DOtAB. Selv om DOtAB er udviklet som et program til drift, er der flere muligheder med app’en.

Programmet er intuitivt og er let at gå til. Ønsker man, at en beboer skal kunne tilgå de dokumenter, der er tilknyttet lejemålet, kræver det blot at QR-koden peger på den portal, hvor lejekontrakten, huslejeopkrævninger, synsdokumenter mv. ligger.

For entreprenøren giver det også mulighed for, at håndværkeren på byggepladsen, via koden, kan være opdateret på seneste rettelser, montagevejledninger og produktinfo. Kun fantasien sætter grænser.

Har du spørgsmål, eller andet du gerne vil tale med os om, er du altid velkommen til at kontakte os.

70 10 14 00 | nti@nti.dk